چگونه همکاری بین تیمی را بهبود ببخشیم؟قسمت اول

گفتن این حرف که کار تیمی موجب تحقق رؤیاها می‌شود از عمل‌کردن به آن آسان‌تر است، مخصوصاً زمانی که صحبت از همکاری بین تیمی باشد.زمانی که تیم می‌خواهد با مشتریان یا شرکای مختلف کار کند یا روی چند پروژه کار کند، پیچیدگی بیشتری در برخورد با افراد خارج از تیم ایجاد می‌شود. در این باره روش‌های مختلفی دررابطه‌با همکاری و کار گروهی و تیمی دارد که محدودیت‌های موجود در فرایند همکاری را ارزیابی می کند.

بنابراین، این سوال در اینجا شکل می گیرد،چگونه می‌توان همکاری میان تیم‌ها را بهبود بخشید؟

در ادامه با بررسی نظر کارشناسان مختلف به این پرسش پاسخ می دهیم.

بهبود همکاری بین تیمی: پیشنهاد کارشناسان

۱-    شاخص‌های عملکردی کلیدی ایجاد کنید (KPI)

یک مدیر بازاریابی ممکن است احساس کند مسئول کاهش تعداد لیدهای تولیدی(مشتریان بالقوه) تیم فروش، او هست در حالی که علت این مسأله می تواند استراتژی سازنده ای باشد که موجب توافق و همکاری هر دو تیم در تبدیل کردن Kpiهای مشخص به لید باشد که در این حالت هر دو تیم مسئول هستند.

یک مدیر بازاریابی تعریف میکرد در رابطه با کاهش تعداد لیدهای تولیدی (مشتریان بالقوه) تیم فروش، خود و تیم بازاریابی را مسئول می دانست. در حالیکه پس از بررسی ها روشن شد که استراتژی سازنده‌تر خواهد بود که موجب تبدیل KPIهای مشخص به لید(مشتریان بالقوه) شود.

شاخص های عملکر کلیدی که هر دو تیم روی آن توافق داشتند و مسئول آنها بودند؛ به این ترتیب همکاری بین تیمی به این صورت شکل گرفت که هر دو تیم هر ماه به گزارش لیدهایی که مسئولشان بودند می پرداختند. با مشخص‌کردن مسئولیت هر یک از افراد، زمان‌های معین برای حضور و اهداف مشخص، همکاری تیمی سازنده‌تر می‌شود.

۲- یک روش ارتباطی متمرکز ایجاد کنید.

برای بهبود همکاری بین تیمی بایستی یک روش متمرکز برای برقراری ارتباط بین تیم ها پیدا کرد. برقراری ارتباط یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر نوع همکاری بین تیمی است.

بدون ارتباط میان تیمی خوب، همکاری تیمی از بین می‌رود. به عنوان مثال، اینکه تیم ها اطلاعات مربوط به اینکه اکنون در چه مرحله ایی از کار هستند و پیشرفت کاری آنها به چه صورت بوده است را در معرض تیم مقابل قرار دهد  و آن را به روز رسانی کنندموجب بهبود و پیشرفت همکاری بین تیمی می شود که بسیار ازرشمند است.برای رسیدن به این هدف می توان از نرم افزارهای پیام رسان استفاده کرد.

۳- وظایفی که نیاز به همکاری دارند را مشخص کنید. (و آن‌هایی که نیاز به همکاری ندارند)

وظایف و ابتکار عمل‌هایی که نیاز به همکاری بین تیمی دارند را مشخص کنید. قبل از اعتمادسازی و صحبت در مورد روش‌های کاری، دقیقاً بدانید که می‌خواهید همکاری بین تیمی خود را بر چه موضوعی متمرکز کنید. علاوه بر این، وظایفی که نیازی به همکاری یا کار تیمی ندارند را نیز مشخص کنید. این وظایف را به دستان افراد توانمند بسپارید و اجازه دهید که کارشان را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

همکاری زمان، هزینه و پیچیدگی بیشتری از کار انفرادی دارد. در نتیجه، این همکاری بین تیمی را برای کارهای مهم‌تری که مطمئن هستید به سود شما و شرکت است، نگه دارید.سپس، جزئیات همکاری خود را ایجاد کنید. جزئیاتی از قبیل این که چه کسانی مشارکت خواهند داشت، هرچند وقت یکبار باید ارتباط برقرار کنید، هرکسی چه کاری باید انجام دهد و غیره.

۴- فناوری را به تصویر بکشید.

وجود یک نرم افزاری که مبتی بر فناوری عملکرد است به عنوان قطب مرکزی در طول عمر یک پروژه ی میان تیمی یک روش عالی برای بهبود برقراری ارتباط و افزایش مدیریت پروژه و بهره‌وری است.

زمانی که اطلاعات در یک نرم افزار به صورت متمرکز نمایش داده می شود، قابلیت دید زمان واقعی برای مدیران پروژه را فراهم می‌سازد و با استفاده از آن می توان همکاری بین تیمی را رصد کرد.

همچنین، باعث می‌شود تا بر پیشرفت به‌روزرسانی کار تیم ها نظارت و مشکلات زودتر شناسایی گردند. همچنین این نرم افزارها موجب می شوند که تیم‌ها کارآمدتر شوند و دستیابی به نتایج با کاهش دوباره‌کاری، حذف دیدارهای غیرضروری و کوتاه‌کردن زمان برنامه‌ریزی تسریع یابند.

این مقاله شامل ۱۳ نکته می شود که در مقالات بعدی به سایر موارد اشاره خواهیم کرد.